Hermans & Schuttevaer Notarissen volgt in haar beleid rond het Coronavirus (Covid-19) de richtlijnen van het RIVM.

Naar aanleiding van het aangescherpte RIVM-beleid, heeft Hermans & Schuttevaer gespecificeerd welke gevolgen dit heeft voor afspraken, klanten, bezoekers aan kantoor en voor medewerkers. Dit is hieronder weergegeven.


1. Afspraken, klanten

Uitgangspunt is dat reeds geplande ondertekenafspraken op kantoor in principe gewoon door gaan. Als jij als klant er de voorkeur aan geeft om de afspraak uit te stellen of – indien mogelijk – per volmacht te tekenen dan kan dat natuurlijk. Neem dan contact op met de behandelaar van het dossier om na te gaan wat hierin de mogelijkheden zijn.

Voor een geplande bespreking, anders dan een ondertekenafspraak, geldt dat in overleg bekeken wordt of deze doorgang vindt, uitgesteld moet worden of wellicht telefonisch of per Skype kan plaatsvinden. Neem hierover contact op met de behandelaar van het dossier. Onze medewerkers zullen in voorkomende gevallen ook contact met jou kunnen zoeken om te bespreken hoe we met de afspraak omgaan.

Voor afspraken met klanten thuis, op hun kantoor of elders ‘op locatie’ geldt dat in overleg steeds moet worden bekeken of die doorgang kunnen vinden.


2. Bezoekers aan ons kantoor

Voor eenieder die ons kantoor bezoekt, hebben we de volgende beschermende maatregelen opgesteld:

  1. De hoofdingang van kantoor is verplaatst naar de leveranciersingang (tevens minder validen ingang). Deze bevindt zich, als je met je rug naar het station staat, aan de rechterzijde van ons pand voorbij het openstaande hek.
  2. We verzoeken jou om bij aankomst aan te bellen bij die leveranciersingang. Zo weet de receptie dat je bent gearriveerd. Indien je op dat moment nog even moet wachten verzoeken we je om nog even buiten of in auto te wachten, dit om te voorkomen dat er een wachtgroep ontstaat bij deze ingang. Wij zullen je dan bellen als je aan de beurt bent.
  3. We verlenen uitsluitend toegang aan mensen die in de akte vermeld staan (comparanten), niet aan familie en/of adviseurs (wel uiteraard een eventuele tolk).
  4. Iedereen tekent met eigen schone pen.
  5. Uit voorzorg schenken wij geen koffie/ thee.
  6. Uit voorzorg sluiten wij de toiletten voor klanten en bezoekers van kantoor.

Om verdere verspreiding van het Coronavirus tegen te gaan, verwachten we van bezoekers aan ons kantoor dat zij zich aan de richtlijnen vanuit de overheid houden, dus bij neusverkoudheid, hoesten, keelpijn of koorts verzoeken we jou om niet naar kantoor te komen en voorafgaand aan de afspraak contact op te nemen met de behandelaar om een oplossing te zoeken.

Bij aanwezigheid in ons kantoor vragen wij je de richtlijnen te blijven volgen, dus geen handen schudden, regelmatig handen wassen en hoesten/niezen in de elleboog. Mede omdat wij veel ouderen als klant hebben en zij extra risico lopen is dit belangrijk.

Alle medewerkers van Hermans en Schuttevaer houden zich aan de richtlijnen (zie hieronder). Gezien de grootschaligheid van dit virus kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen voor eventuele negatieve gevolgen voor jouw gezondheid na de komst naar kantoor, maar wij proberen zoveel mogelijk risico’s te beperken.


3. Legalisatie volmachten

Om te voorkomen dat mensen ons kantoor bezoeken terwijl dat niet strikt noodzakelijk is, is het tijdelijk niet mogelijk om volmachten van andere notariskantoren door ons te laten legaliseren. Indien u hierover vragen heeft, verzoeken wij u contact op te nemen met het notariskantoor waarvan u de volmacht heeft ontvangen aangezien er voor de legalisatie van volmachten tijdelijk versoepelde maatregelen zijn aangekondigd door onze beroepsorganisatie (KNB).

4. Medewerkers

Al onze medewerkers worden geacht thuis te blijven wanneer zij griep- of verkoudheidsverschijnselen vertonen. Dit is conform de RIVM richtlijnen. Daarnaast volgt Hermans & Schuttevaer zoveel mogelijk de oproep vanuit de overheid om thuis te werken, tenzij strikt noodzakelijk. Dit betekent dat wij in ieder geval in poules werken, dus grotendeels vanuit huis en in kleine bezetting op kantoor, om wel de continuïteit en de doorgang van de afspraken mogelijk te maken.

Medewerkers die vanuit huis werken zijn zoveel mogelijk via doorschakeling van vaste nummers naar hun mobiele nummer en ook rechtstreeks mobiel bereikbaar. Ook zijn ze op hun kantoormailadres bereikbaar. Raadpleeg voor rechtstreekse contactgegevens deze site onder ‘onze mensen’.

Ook bieden wij nu digitale dienstverlening aan. Dit houdt in dat afspraken via videocalls kunnen plaatsvinden en in een aantal gevallen ook de identificatie en ondertekening elektronisch verricht kunnen worden.

Wij blijven de richtlijnen van het RIVM volgen en zo nodig onze maatregelen aanscherpen.

Op onze website zullen wij deze informatie steeds zoveel mogelijk updaten.
Raadpleeg daarom regelmatig onze site indien je een afspraak bij ons hebt in de komende weken en neem bij vragen contact op met de behandelaar van het dossier.


Deze informatie is bijgewerkt op dinsdag 2 juni 2020.